ISO 37001: La norma que combate el soborno en empresas públicas y privadas

En un mundo donde la ética empresarial es cada vez más valorada, las organizaciones buscan herramientas prácticas para garantizar la transparencia en sus operaciones. La norma ISO 37001, diseñada específicamente para prevenir y combatir el soborno, se ha convertido en un estándar clave para empresas públicas y privadas que desean fortalecer su gobernanza y proteger su reputación. Este artículo explica de forma clara y práctica qué es este estándar, cómo implementarlo y los beneficios que aporta, incluso para organizaciones con recursos limitados.

¿Qué es la norma ISO 37001?

La ISO 37001 es un estándar internacional publicado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) en 2016. Su objetivo es ayudar a las organizaciones a implementar un sistema de gestión antisoborno efectivo. Este estándar proporciona un marco estructurado para identificar, prevenir y gestionar riesgos relacionados con el soborno, tanto en el sector público como en el privado. No se centra únicamente en cumplir regulaciones legales, sino en promover una cultura ética dentro de las empresas.

La norma es flexible y se adapta a organizaciones de cualquier tamaño o industria, desde pequeñas empresas hasta multinacionales. Su enfoque basado en riesgos permite personalizar las medidas según el contexto específico de cada organización.¿Para qué sirve ISO 37001?

Este estándar sirve para establecer políticas y procedimientos que reduzcan el riesgo de soborno en las operaciones de una empresa. Al implementar ISO 37001, las organizaciones pueden:

• Detectar y mitigar riesgos de soborno en sus procesos internos y con terceros.
• Cumplir con regulaciones internacionales, como la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) o la Ley Antisoborno del Reino Unido.
• Proteger su reputación y generar confianza entre socios, clientes y reguladores.
• Evitar sanciones legales y financieras derivadas de prácticas corruptas.

Además, la certificación ISO 37001 demuestra a las partes interesadas que la organización está comprometida con la ética y la transparencia, lo que puede ser un diferenciador competitivo.

¿A quién aplica esta norma?

La ISO 37001 es aplicable a cualquier organización, independientemente de su tamaño, sector o ubicación geográfica. Esto incluye:

• Empresas privadas: Desde startups hasta corporaciones multinacionales.
• Entidades públicas: Gobiernos, municipalidades y organismos estatales.
• ONG y asociaciones: Organizaciones sin fines de lucro que deseen reforzar su compromiso ético.

Es especialmente relevante para industrias con alto riesgo de soborno, como la construcción, la energía, el sector farmacéutico o la contratación pública. Sin embargo, cualquier organización que interactúe con terceros (proveedores, socios, clientes) puede beneficiarse de este estándar.

Cómo implementar la norma ISO 37001 paso a paso

Implementar un sistema de gestión antisoborno puede parecer desafiante, pero con un enfoque estructurado es completamente alcanzable, incluso para empresas con recursos limitados. A continuación, se detalla un proceso claro:

Compromiso de la alta dirección

El éxito de la implementación depende del compromiso de los líderes. La alta dirección debe establecer una política antisoborno, designar un responsable de cumplimiento (como un oficial de cumplimiento) y comunicar la importancia de la ética en toda la organización.

Evaluación de riesgos

Realiza un análisis detallado para identificar los riesgos de soborno en tus operaciones. Por ejemplo, evalúa procesos como la contratación de proveedores, la gestión de contratos o las interacciones con funcionarios públicos. Este paso es crucial para priorizar recursos y diseñar controles efectivos.

Desarrollo de políticas y procedimientos

Crea una política antisoborno clara y procedimientos específicos, como:

• Códigos de conducta para empleados y terceros.
• Procesos de debida diligencia para socios comerciales.
• Canales de denuncia anónimos para reportar posibles casos de soborno.

Capacitación y comunicación

Capacita a todos los empleados y socios relevantes sobre la política antisoborno. La formación debe ser práctica y adaptada a los riesgos específicos de cada área. Por ejemplo, el equipo de compras debe conocer cómo detectar señales de soborno en negociaciones.

Implementación de controles

Integra controles financieros y no financieros, como auditorías regulares, revisión de transacciones sospechosas y monitoreo de regalos o incentivos. Estos controles deben ser proporcionales al riesgo identificado.

Auditoría y certificación

Una vez implementado el sistema, contrata a una entidad certificadora acreditada para realizar una auditoría. Si cumples con los requisitos, recibirás la certificación ISO 37001, que debe renovarse periódicamente.

Beneficios de implementar ISO 37001

Adoptar este estándar trae múltiples ventajas, tanto internas como externas:

• Reputación mejorada: La certificación demuestra compromiso ético, aumentando la confianza de clientes y socios.
• Reducción de riesgos legales: Un sistema robusto minimiza sanciones por incumplimiento de leyes anticorrupción.
• Mejora operativa: Los procesos claros y los controles internos fortalecen la eficiencia organizacional.
• Ventaja competitiva: Muchas empresas prefieren trabajar con socios certificados en ISO 37001.

Errores comunes y cómo evitarlos

Algunas empresas cometen errores al implementar ISO 37001, lo que puede retrasar el proceso o aumentar costos. Aquí los más frecuentes y sus soluciones:

• Error 1: Falta de compromiso de la dirección. Sin el respaldo de los líderes, el sistema no se integra en la cultura empresarial. Solución: Involucra a la alta dirección desde el inicio y asegúrate de que comuniquen la importancia del programa.
• Error 2: Subestimar los riesgos. Un análisis de riesgos incompleto puede dejar vulnerabilidades. Solución: Contrata expertos o utiliza herramientas de evaluación de riesgos específicas.
• Error 3: Capacitación insuficiente. Los empleados que no entienden las políticas pueden incumplirlas sin saberlo. Solución: Diseña programas de formación continuos y específicos para cada rol.

Recomendaciones prácticas para implementar ISO 37001 con pocos recursos

No necesitas un gran presupuesto para implementar este estándar. Aquí van algunos consejos prácticos:

• Usa recursos internos: Capacita a un empleado existente como oficial de cumplimiento en lugar de contratar externos.
• Aprovecha herramientas gratuitas: Plantillas de políticas y guías disponibles en sitios como ISO.org pueden ser un punto de partida.
• Implementación gradual: Comienza con los procesos de mayor riesgo y expande el sistema con el tiempo.
• Colabora con socios: Trabaja con proveedores o clientes que ya tengan experiencia en sistemas antisoborno para compartir buenas prácticas.

Preguntas frecuentes sobre ISO 37001

¿Se puede implementar ISO 37001 sin una consultora?
Sí, es posible, especialmente para pequeñas empresas. Sin embargo, requiere un equipo interno capacitado y acceso a recursos confiables como guías de ISO. Una consultora puede acelerar el proceso, pero no es estrictamente necesaria.

¿Cuánto tiempo toma obtener la certificación?
El tiempo varía según el tamaño de la organización y los recursos disponibles, pero suele tomar entre 6 y 18 meses, incluyendo la implementación y la auditoría.

¿Es obligatorio renovar la certificación?
Sí, la certificación ISO 37001 debe renovarse cada tres años mediante auditorías de seguimiento para verificar el cumplimiento continuo.

¿Qué pasa si no puedo costear una auditoría?
Aunque la certificación formal requiere una auditoría, puedes implementar el sistema sin certificar. Esto sigue siendo valioso para mejorar la ética y reducir riesgos, aunque no obtendrás el sello oficial.